WEG Verwaltung

Allgemeine Verwaltung

Übernahme der vorhandenen Unterlagen und Daten vom Bauträger bzw. Vorverwalter
Erstellen und Aufbewahren von Vertragsunterlagen (Dienstverträge, Hausmeistervertrag, Verwaltervertrag, Wartungsvertrag usw.)
Erstellen, Aufbewahrung und Archivierung en aller wichtigen Organisationsunterlagen (Beschlusssammlung der WEG, Versammlungsprotokolle, Mitteilungen des Verwaltungsbeirats, Unterschriftslisten, Einladungsschreiben zu Versammlungen usw.)
Urkundensammlung (Teilungserklärung, Hausordnung, Gemeinschaftsordnung usw.)
Übernahme sämtlicher Daten im EDV System
Korrespondenz mit Miteigentümer, Verwaltungsbeiräten, Behörden und Handwerkern
Datenänderung bei Nutzerwechsel
Gewährung von Einsicht in die Verwaltungsunterlagen
Versand und Vervielfältigung von Unterlagen.

Unsere Kunden haben Zugang zum sicher verschlüsselten Service-Portal, in dem wir Dokumente, die Beschlusssammlung, Informationen zu Hausgeldzahlungen etc. kostenfrei und zum Download bereitstellen – inklusive 100% Datensicherheit, garantiert durch höchste Sicherheitsstandards eines deutschen Rechenzentrums.

Juristische Verwaltung

Rechtliche Betreuung der Wohnungseigentümer, soweit zulässig
Notwendigkeit oder Zweckmäßigkeit der Einleitung gerichtlicher Verfahren, gegebenenfalls Beauftragung eines Rechtsanwaltes (nach Rücksprache mit der Eigentümergemeinschaft)
Einhaltung sämtlicher gesetzlicher Vorgaben und Vorschriften (Gemeinschaftsordnung, Wohnungseigentumsgesetz sowie der Rechtsprechung)
Abschluss, Änderung, Beendigung und Kündigung aller zur laufenden Verwaltung des Gemeinschaftseigentums erforderlichen und zweckmäßigen Verträge
Überwachung Durchführung von Handwerkerleistungen und beauftragter Dienstleistungen
Abschluss von Dienstleistungs-, Lieferanten und Kaufverträgen (z. B. Pflege der Grünanlagen, Hausreinigung, Werkzeuge, Reinigungsmittel usw.)
Sicherstellung der Versorgung (Wasser, Strom, Müll, Kanal)
Verhandeln mit Behörden und Versorgungsbetrieben in allen Fragen, die die Gemeinschaft betreffen

Objektverwaltung

Durchführung von Umlaufbeschlüssen
Umsetzung der Beschlüsse der Wohnungseigentümer
Regelmäßige Kommunikation mit dem Verwaltungsbeirat
Bearbeitung von Beschwerden und Schlichtungsbemühungen bei Auseinandersetzungen unter den Wohnungseigentümern
Treffen von Maßnahmen, die zur Wahrung einer Frist oder Abwendung eines sonstigen Rechtsnachteils erforderlich sind
Bearbeitung von Versicherungsfällen
Kontrolle und Überwachung der Hausordnung; bei Bedarf auch Erstellen einer Hausordnung,
Stellungnahme zu Anträgen baulicher Veränderung im Sondereigentum
Vertretung der Gemeinschaft bei öffentlich rechtlichen Bauauflagen und Bauverfahren
Vorbereitung, Einberufung und Durchführung der Eigentümerversammlung auch außerhalb der üblichen Bürostunden

Wirtschafts- und Vermögensverwaltung

Einrichten und Führung einer objektbezogenen Buchhaltung, die alle Einnahmen und Ausgaben zeitgerecht aufzeichnet
Sollstellung, Einzug und Inkasso des Hausgeldes
Errechnung und Einzug von Sonderumlagen
Vollständige und rechtskonforme Einnahmen-Ausgaben Rechnung
Abwicklung der Zahlungsvorgänge unter Beachtung von Skonto und Begleichung aller Rechnungen, die mit dem laufenden Betrieb des gemeinschaftlichen Eigentums zusammenhängen
Anlage der Instandhaltungsrücklage
Koordination der Heizkostenabrechnung mit Dienstleistern und gem. den Vorgaben der HeizkostenVO
Erstellung der Jahresabrechnung und des Wirtschaftsplanes
Unterstützung der Rechnungsprüfer bei Belegprüfungen
Verwaltung der gemeinschaftlichen Gelder

Technische Verwaltung

Vorbereitung zur Beschlussfassung, Überwachung und Abrechnung der im Rahmen der Instandhaltung und Instandsetzung des Gemeinschaftseigentums erforderlichen Maßnahmen, von der Kleinreparatur bis zum größeren Sanierungsprojekt
Einleitung von Sofortmaßnahmen in dringenden Fällen
Objektbegehung mit Hausmeistern und bei Bedarf mit dem Verwaltungsbeirat um sichtbare Instandsetzungsmaßnahmen festzustellen
Bedarfsanalysen zur Einleitung notwendiger Instandsetzungs- und Instandhaltungsmaßnahmen
Angebotseinholung und Vergleich
Vergabe von Aufträgen
Rechnerische und sachliche Prüfung auf Übereinstimmung mit den vergebenen Aufträgen

Dieses Leistungsverzeichnis ist keine vollständige Auflistung. Wir passen den Umfang unserer Leistungen an das betreffende Objekt individuell an und unterbreiten Ihnen gerne ein auf Ihre Bedürfnisse abgestimmtes Angebot. Sprechen Sie uns einfach an!